Po là một cụm từ quen thuộc và xuất hiện khá nhiều trong các giao dịch mua bán hàng ngày, và đây được xem là một tài liệu quan trọng giúp người bán và người mua dễ dàng kiểm tra được sản phẩm cũng như các vấn đề liên quan đến việc trao đổi hàng hóa. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp cho bạn Po là gì? Sự khác nhau giữa Po (đơn đặt hàng) và Invoice (hóa đơn mua hàng).
Po – Purchase Order là gì?
Po là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Purchase Order và trong tiếng Việt được hiểu là đơn đặt hàng. Đây là một thuật ngữ được sử dụng khá nhiều trong lĩnh vực mua hàng và trao đổi hàng hóa. Đây là một hóa đơn được người mua gửi cho người bán để xác nhận về việc mua hàng. Trong một số trường hợp, Po cũng được xem là tài liệu có ràng buộc pháp lý nếu việc mua bán không có hợp đồng chính thức.
Lợi ích khi sử dụng Po?
Khi có Po, người bán có thể dễ dàng kiểm soát và quản lý được thông tin đơn hàng, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của mình trong lĩnh vực kinh doanh. Đối với người mua, họ sẽ liệt kê những món hàng mà mình cần mua đồng thời tính toán được các chi phí mua hàng, giúp kiểm soát được chi tiêu hiệu quả. Cùng với đó là xác định được sự uy tín và chuyên nghiệp của bên bán hàng, giao hàng có đầy đủ và đúng hẹn hay không.
Với hóa đơn mua hàng (Po), cả hai bên đều dễ dàng cập nhập các thông tin, bao gồm: người bán, người mua, thời gian mua bán, thông tin hàng hóa, điều kiện thanh toán, giá… Với những thông tin này, cả người mua và đơn vị bán đều quản lý được thông tin hàng hóa một cách dễ dàng.
Bên cạnh đó, trong nhiều trường hợp, sẽ có những rủi ro và sự cố xảy ra trong quá trình trao đổi hàng hóa. Việc sử dụng Po như là một bản hợp đồng mua bán, giúp người bán được bảo vệ nếu người mua đã nhận hàng hóa nhưng không trả tiền theo đúng số lượng quy định. Ngoài ra, khi có hóa đơn đặt hàng, khách hàng dễ dàng kiểm tra được số lượng hàng hóa được giao từ người bán.
Nội dung trong Po (đơn đặt hàng) bao gồm những gì?
Một Po cơ bản phải bao gồm đầy đủ những nội dung sau: số và ngày, thông tin người mua/bán (tên, địa chỉ, số điện thoại), PIC, mô tả hàng hóa/sản phẩm, số lượng hàng hóa/sản phẩm, thông số kỹ thuật hàng hóa, chất lượng, đơn giá, tổng số tiền, các điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, hướng dẫn đặc biệt, chữ ký, con dấu.
So sánh giữa đơn đặt hàng (Po) là hóa đơn (Invoice)
Po (đơn đặt hàng) và hóa đơn mua hàng (Invoice) đều là những hợp đồng quan trọng và cần thiết trong quá trình trao đổi hàng hóa, nhằm đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.
Giống nhau
Cả hai hợp đồng này đều bị ràng buộc bởi mặt pháp lý đi đến thỏa thuận về việc mua hàng giữa người mua và người bán. Mọi hành động đều phải tuân theo những quy định có trong hai loại hóa đơn này. Bên cạnh đó, cả đơn đặt hàng và hóa đơn đều có đầy đủ thông tin đơn hàng, thông tin hai bên mua và bán, số tiền…
Khác nhau
Đơn đặt hàng (Po) được thực hiện trong quá trình đặt hàng giữa người mua và người bán, đối với hóa đơn Invoice được viết bởi người bán nhằm gửi yêu cầu thanh toán đến người mua. Thế nên, đơn đặt hàng sẽ được gửi cho người bán, còn hóa đơn là được gửi cho người mua để tiến hành thanh toán.
Bên cạnh đó, một điểm khác nhau là đơn đặt hàng sẽ được tạo ra trong quá trình đặt hàng, còn hóa đơn sẽ được tạo sau khi đơn hàng được trao đến tay người mua.
Như vậy, với những chia sẻ trên, bạn đã hiểu được Po là gì, qua đó biết được Po quan trọng như thế nào trong quá trình mua bán. Hiểu được sự quan trọng của đơn đặt hàng và những thông tin cần có trong Po, giúp bạn biết cách lập đơn đặt hàng chính xác và đảm bảo quyền lợi cho cả người mua và người bán.