Ai trong chúng ta cũng có quyền lựa chọn một công việc để gắn bó cả đời. Công việc thì vô cùng đa dạng: bác sĩ, giáo viên, kỹ sư, nhân viên văn phòng,…và để chắc chắn rằng bản thân phù hợp với công việc nào thì việc tìm hiểu về nó là vô cùng quan trọng. Vì thế hôm nay chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu về công việc của nhân viên văn phòng.
Nói đến công việc văn phòng có lẽ đa số mọi người sẽ nghĩ ngay đến những việc làm nhẹ nhàng, ổn định. Nhưng không hẳn là thế bởi nhân viên văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào. Chính vì thế công việc này sẽ có nhiều yêu cầu cho người làm việc.
Và các công việc cần làm của người nhân viên văn phòng đó là:
- Trực ở quầy lễ tân
Nhân viên văn phòng thường làm việc tại quầy lễ tân trước công ty để tiếp đón khách hàng tới công ty thay cho ban giám đốc và trả lời các cuộc điện thoại từ khách hàng gọi vào. Nhân viên có nhiệm vụ giúp khách hàng xử lý vấn đề và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng mà họ đang cần trao đổi công việc. Ngoài ra, nhân viên văn phòng còn hỗ trợ công tác chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện,… của công ty. Bộ phận lễ tân còn quyết định đánh giá đầu tiên về công ty nên vị trí này yêu cầu ngoại hình dễ nhìn, khả năng giao tiếp, thái độ ứng xử nhã nhặn, lịch sự, ứng biến linh hoạt trước mọi tình huống, ngoài ra một số công ty còn yêu cầu khả năng ngoại ngữ. Vì vậy, hãy cân nhắc xem mình có phù hợp với vị trí này không nhé!
- Công tác văn thư lưu trữ
Có thể nói nhân viên văn phòng chủ yếu tiếp xúc với các loại giấy tờ mỗi ngày cụ thể là: tiếp nhận các công văn từ cấp trên, những văn bản, tài liệu được gửi đến công ty sau đó sẽ phân loại và gửi đến các bộ phận liên quan. Đồng thời, chuyển các giấy tờ, văn bản từ phía công ty đến người nhận. Một công việc vô cùng quan trọng đó là các nhân viên sẽ sắp xếp, lưu trữ, bảo quản các công văn, hợp đồng cho công ty theo thứ tự ngăn nắp, khoa học để dễ dàng tìm kiếm khi cần đến. Ngoài ra, họ còn phụ trách phần công việc soạn thảo các văn bản và photocopy, in ấn. Tóm lại, công việc này yêu cầu nhân viên văn phòng tính cẩn thận và một điều kiện tiên quyết đó là thành thạo về kỹ năng tin học văn phòng: Word, Excel…
- Hỗ trợ cho các dự án và các công việc phụ khác
Các nhân viên văn phòng sẽ phụ trách phần việc tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý và làm hồ sơ cho dự án như in ấn giấy tờ, đóng gói thầu dự án, xin chữ ký và con dấu từ những người, bộ phận chịu trách nhiệm dự án.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của công ty
Theo dõi tình trạng và xem xét về nhu cầu trang thiết bị hay máy móc tại các bộ phận nói riêng và toàn công ty nói chung, sau đó đưa ra đề xuất và xuất trình cho cấp trên, cũng như tiến hành mua các trang thiết bị khi cần đến. Nhân viên văn phòng sẽ chịu trách nhiệm bảo quản, quản lý các cơ sở vật chất có tại công ty để hạn chế hư hỏng, mất mát và góp phần tăng tuổi thọ cho chúng. Đối với văn phòng phẩm, thì sẽ mua sắm thêm theo nhu cầu khi làm việc của nhân viên như sách, báo, tạp chí và thực hiện công việc quản lý, giữ gìn văn phòng phẩm để phục vụ cho nhiều nhu cầu của công ty.
Nhìn một cách tổng quát, có thể thấy công việc của nhân viên văn phòng có nhiều việc, nhiều bộ phận và khâu xử lý hơn là chúng ta thường hình dung về nó. Trên đây là những việc làm cơ bản mà một nhân viên văn phòng cần phải nắm, ngoài ra còn một số công việc phụ khác để góp phần cho bộ máy nhân sự của công ty hoạt động hiệu quả nhất. Nhìn chung thì khối lượng công việc khá nhiều và vất vả.
Vậy sau khi đã tìm hiểu về những công việc của một nhân viên văn phòng thì chắc hẳn bạn đã biết mình phù hợp với công việc này hay chưa? Và đã hình dung phần nào về công việc này. Vậy để trở thành người nhân viên văn phòng từ bây giờ hãy rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết về tin học,ngôn ngữ, cũng như kỹ năng mềm,… và hơn hết là hãy chuẩn bị tinh thần để sẵn sàng đối mặt với công việc này nhé!